如何快速实现PPT自由——PPT模板的细节实现

ainatipen

本文首发于微信公众号“好饿的蝴蝶”
上一篇文章《15分钟优质PPT法则》讲述应该怎样选择PPT模板，搭建内容框架。这一篇文章主要讲述PPT的排版通则。
这两篇文章的PPT通则，是一个简单美观专业PPT的必备要素。如果能将这些原则真正落实到制作过程中，距离PPT自由就不远了。
简单概括起来，排版主要是解决形式问题，需要遵循“对称留白”这一核心原则。
同时，本文将通过演示SmartArt快速画图，来说明如何利用Office自带元素快速画图和排版。

文末将提供示例调整模板，供大家参考行距、边距的调整。

一、SmartArt图形的排版
大家在应用模板时，比较大的困扰是，填写的字数与原始模板字数不匹配，要么堆到图形以外，要么缩小成一团，整体就混乱起来。
SmartArt模板的一个额外劣势是，修改其中一个文本框的大小、颜色、字体等，还会带动其他文本框的大小、颜色、字体的联动，就显得更为混乱不堪。
如果不会排版，即使使用了模板，PPT可能一样难看。熟练使用排版工具，足以化腐朽为神奇，虽然很简单，但是很好看。
SmartArt图形的排版，第一步是将图形转化为形状，第二步是针对里面每一个文本框进行排版优化。



▲ SmartArt的美化流程

1、SmartArt转换为形状


将SmartArt转换为形状是美化PPT至关重要的第一步，以便模板服务于内容，而不是将内容字数调整至和模板一样，削足适履去适应模板。
转换步骤如下，选上整体SmartArt自选图形，点击“设计——转换——转换为形状”即可完成这一操作。




▲ SmartArt转换为形状的步骤



▲ SmartArt转换前后对比图

似乎转换后更丑一些。但转换完成后，可以解开文本框之间的关联，随意改变每个文本框的颜色、大小、字体格式及分布。而不像转化前改变一个文本框的文字，其他的文字也跟随着改变。



▲SmartArt转换为形状的好处

2、单个文本框的排版
改变单一文本框的底色、边框、字体、字号，这些基本操作就不再赘言了。这里主要讲行距、边距的实现过程。

排版最重要的两大工具是边距和行距。有人会用空格调整边距，用换行调整行距。殊途同归，但是控制的精度难以达到前者的效果。

（1）边距调整

边距调整的目的是将文字调在自己想要的位置上，让文字距离每一条边都有一定的距离，实现“留白”的效果。
选择图形，然后点击“格式——形状样式的右下角↘标符——文本选项——文本框调整”，然后调整下图里第6步所示的左边距、右边距、上边距、下边距，如有必要可以调整第7步中的垂直对齐方式。



▲ 自选图形边距的调整步骤



▲边距调整前后数值对比



▲ 调整后效果



▲调整前后对比图

（2）行距调整

行距的调整拥有两大效果，既可以实现留白，又有助于形成视觉上的对称。
a、留白
留白主要是针对单一文本框而言，缩小字体，增大行距，视觉上会更美观。




▲ 行距实现留白示例

b、对称

行距实现的对称性效果是针对图形组合而言。针对一些本身横向排布或对称式模板图形组合，调整输入文本的行距，可以找到视觉上平衡感。
以下面模板为例，标准模板是每个标题下都有3个要点，看起来非常对称。



▲ 标准模板

但是在具体制作过程中，我们所想表达的内容并不是每个标题下刚好有3条要点，内容项也不一定能刚好占位一行。



▲ 输入表达内容后的模板

输入表达内容后，模板呈现出一种不平衡的感觉。有人的做法是严格根据模板要点数量及字数来调整自己的内容输入，但也不能保证每次都成功。
正确的做法是，正常输入表达内容，随后调整行距，来保证视觉上的平衡。
实现对称性的主要原则是，让标题都在同一高度上，让下级文本内容的所占版面大致相当。



▲ 对称性原则



▲ 调整行距后的模板效果

仅靠换行和空格，很难完全实现对称性效果。具体的调整方法，仍是调整行距、段前段后段落，有时也需要调整文本框边距。上一篇中讲过行距、段前距离、段后距离的调整步骤。整体需遵循以下原则：

• 字少的时候，行距就要大一些；
  
• 字多的时候，行距就要小一些；
  
• 有时字太多，为了适应内容需要，可以适当缩小字号。
  

至于具体数值要调整为多少，则需根据具体内容来调试。例如，下面的示例中，第一个用了1.3倍行距，第二个用了1.6倍行距，第3个用了2倍行距。



▲ 视觉对称性依赖不断地试错调试

有两类模板极度需要做对称性调整，a、横向图形分布的模板；b、自身为对称图形分布的模板。若在其他模板上也能做到对称性分布，也能提升美观度。



▲ 横向图形分布的模板



▲ 自身为对称图形分布的模板



▲ 调整示例1



▲ 调整示例2

三、使用SmartArt快速画图
事实上，使用SmartArt可以快速画出绝大多数流程图、组织结构图、思维导图。以下面的流程图为例，来解析SmartArt快速画图的方法。



▲ 需要画的流程图 ｜图源自网络

1、使用SmartArt输入文字首先，使用SmartArt输入文字。选择方框形式的流程型SmartArt，输入表达内容。目的是得到带有文字的文本框，这样相比逐一先画文本框、再填写文字，效率很提升很多倍。
在这个示例里，哪几个词在一个层级，并不是太重要。因为最终只利用这些文本框，并不利用文本框之间的连线。



▲ 输入表达内容

2、解除自选图形之间的组合其次，解除自选图形之间的组合。操作步骤如下，选择整体自选图形——格式——组合——取消组合。



▲ 解除自选图形组合的步骤

解除自选图形之间的组合后，每一部分都可以独立操作。

3、根据目标图形，重新排布和连接文本框
最后，根据需要，重新排布文本框，画连接线，以形成最终形态。

为了描述方面，将这里的图形分为3组操作。

• 第一组Part A包括四个自选框，是目标图形中的主体流程部分，需要显著标示出来，包括增大图形，调整字体等。
  
• 第二组Part B是之前的连线，可以直接删除。
  
• 第三组Part C包括5个自选框，是目标图形中的次要部分，不需要突出显示，要去掉图形底色及框线，调整字体等。
  

▲ 解除组合后，分三个部分处理

（1）Part A的处理

PartA的处理主要分为两个步骤，第一步是改变图案的排布，使之和目标图形里每个文本框所在位置相似。这里就需要用到对齐功能。第二步是改变单元格设置，包括调整字体、字号，改变单元格大小。如有必要，再次使用步骤一的排布流程。



▲ Part A的处理方法

这里重点强调一下对齐功能。如果说SmartArt快速画图是快速制作PPT的重要技巧，那么对齐功能则是SmartArt快速画图的灵魂步骤。
对齐的目的是使不同的文本框排布在指定位置上。手动拖拽也可以实现这一功能，但是实现效率和精度都会大打折扣。

对齐功能的使用步骤如下，选择所有要排列的文本框，点击“格式——对齐——垂直居中——横向居中”。
每一个分布呈现什么效果，命令的左侧有图示，可以逐一尝试。




▲ 对齐的步骤

在Part A的第一步骤中，首先拖动最右边的文本框，使第一个文本框和第四个文本框，定位在与原始流程图类似的位置上。

第二步使用对齐功能，让所有文本框均匀分布。
通过这种方式，可以轻松地实现一组图形的整齐均匀地分布。




▲ 对齐后的效果

随后再调整每个文本框的字体、边距、大小。
SmartArt画图的另一优势是，所画出的文本框的大小、文字、各种格式都一致。因此可以批量选取，统一调整。
以统一调整文本框大小为例，选择所有需要调整文本框，点击格式，然后在文本框大小设置里直接加减或输入数字，调整为合适大小。这里最终将高度调整为2.1厘米，长度调整为4厘米。
当文本框在所有方面都一致时，也可以统一调整字体、行距、边距，而不用逐一去调整，能够极大地提高制作效率。



▲ 统一调整文本框步骤



▲批量调整每个文本框的字体、边距、大小后

（2）Part B和Part C的处理
Part B部分的线型直接删除即可，后面根据需要自主划线。

Part C里的文本框是一些不需要突出显示的说明文本框，因此直接去除掉填充颜色、边框，改变字体即可。



▲ Part B和Part C的处理

（3）画连接线

主要文本框排布在指定位置后，就只需要按照目标流程图画上连接线，然后将说明文本框拖到指定位置即可。
在这个过程中，可以复制连接线，可以使用各种对齐分布，以便提高画图速度。




▲画连接线前



▲画连接线后



▲将说明文本框拖到指定位置

（4）特殊图形的处理
在上面的最后一张图中，“停止”这个图形已经被涂为蓝色底色。可是，和目标流程图比较起来，形状应该是六边形，而不是长方形。

这里无需重新画六边形，而是采用更改形状的方法。步骤如下，“选择图形——格式——编辑形状——更改形状”，选择六边形即可。
最后，将六边形拖到合适位置上，就完成了目标流程图的绘制。



▲ 更改形状的步骤



▲ 最终目标流程图

四、一些零散的排版技巧
1、多层级内容的排版
以下面这张图为例，共分为3个层级，第三个层级的文字内容特别多。



▲ 多层级内容排版

为了优化排版，要遵从两个原则：
a、突出显示标题
突出显示标题的方式包括加粗标题、放大字体、增大标题后的段后间距等。
b、弱化文字内容
弱化文字内容的方式包括缩小字体、减小行距、弱化文字颜色、调整缩进等。

2、保留源格式粘贴

在做PPT时，可以将不同的模板及图形叠加使用。
这里面的一大困扰是，粘贴过来的模板会出现颜色或者格式上的变化。
例如，在第一个PPT里紫色模板，粘到第二个PPT中变成了黄色。



▲ 将模板粘贴至另一PPT中，颜色发生变化


这主要是因为两种模板中的颜色主题不一样，导致粘贴后的模板也出现了变化。
只要选用保留源格式粘贴就能解决这个问题。
源格式粘贴的步骤如下，复制原始PPT中的模板后，切换至第二个PPT中，点击粘贴，选择“粘贴下侧小三角”，选择第二个粘贴选项，这就是按照保留源格式粘贴，就能保持与原始PPT中模板一样的颜色和格式。
一般颜色发现改变，是因为默认会按照“粘贴下侧小三角”中的第一个方式粘贴，即使用现有模板的颜色主题，因此颜色相应发生改变。




▲ 保留源格式粘贴的步骤

3、颜色及设计

第三个层级的PPT制作，涉及更多的细节及审美偏向，市面上现有的PPT模板大多也偏重于此。
如果自己从零开始设计，一般比较耗费时间，也不一定能取得理想的效果。

因此，个人一般倾向于使用Office自带的颜色主题，从中选择视觉上感觉和谐的颜色。上一篇中提到过颜色主题的选择步骤，可以自行探索合适的颜色主题。


五、总结


对称、留白，不管是有意识应用，还是凭直觉制作，都是一个好的PPT里应该呈现的原则。
熟练使用SmartArt画图、熟练让图形按照自己的意图组合分布，则能够加速PPT制作过程，制作出任何想要的图形。



▲ 排版细节总结

写这篇文章的初衷是觉得PPT教程虽多，但是却缺乏对于PPT通用原则的概括。
如果不能大致掌握PPT通则，套用PPT模板及技巧时，非常容易走形，达不到预期效果。掌握了PPT制作通则，不仅有助于制作好看的PPT，还有助于提升制作效率。
本篇所用的模板虽以Smart Art模板为例，其他模板也完全适用这些通则。
掌握这些原则，熟练应用这些技巧，就足以制作出超出同业平均水准、甚至中上水准的PPT了。

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本篇行距、边距调整的原始模板下载地址为，PPT行距模板，提取码：chhd

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